Setor do Cijus reduz impressões com adoção de ferramentas eletrônicas

Uma mudança de rotina no setor de atermação do Centro Integrado de Justiça (Cijus) reduziu drasticamente o consumo de papel para procedimentos internos com a troca da impressão pela adoção de ferramentas eletrônicas disponíveis no Microsoft Teams e Outlook.

Antes, para cada agendamento de abertura de ação eram feitas impressões para distribuição entre os servidores. Esse procedimento foi substituído pelo controle virtual, via Teams e “forms” da Microsoft. Para isso, foi criado um grupo interno e todos os servidores se conectam quando iniciam o expediente.

A eliminação da impressão também foi adotada para procedimentos em processos em andamento. Para cada atendimento, eram impressos extratos utilizados pelo servidor para ir chamando o público na sequência. Hoje, o controle é feito no Teams e também pelo chat.

Na triagem, é identificado o processo e o nome da pessoa que vai ser atendida e essa informação é disponibilizada no grupo do Teams. O atendente do guichê verifica o último não atendido e o chama. Quando se trata de público prioritário, é sinalizado pela opção disponível na ferramenta, com a tarja “importante”. Um sinal de “joinha” indica que a pessoa foi atendida. Ao migrarem para a comunicação on-line, o impacto imediato somente neste procedimento é de menos 60 impressões ao dia.

Quanto às aberturas de ações, ainda em fase de implantação, a impressão de senhas para as partes permanece, porém os atos pelo Teams já eliminam cerca de três folhas de papel A4 por abertura de ação, o que impacta uma média de 108 folhas a menos por dia.

A planilha de atendimento para abertura de ação agora é uma só, que fica impressa na triagem, para controle e direcionamento dos atendimentos, tanto dos agendados quanto dos não agendados. É gerado um arquivo único, o qual é compartilhado no grupo específico dos atendimentos agendados e os colegas acessam e verificam os atendimentos que possuem para aquele dia.

Seguindo as diretrizes do presidente do Conselho se Supervisão dos Juizados Especiais, Des. Alexandre Bastos, a equipe do setor encontrou soluções que aliam criatividade e uso de tecnologia já disponibilizada a todos os servidores do Poder Judiciário.

Assim, o setor de Atermação do Cijus está mudando hábitos para operar suas funções sem a necessidade de impressões, o que tem gerado uma economia aproximada de 800 folhas de papel por semana.